ある取引先との取引において口座引き落としの手続きをしました。以前は集金だったのですが、手間の削減、スタッフの負担軽減のために全て口座引き落としにして欲しいという要望に沿った手続きでした。

口座引き落としと書類を郵送後も口座引き落としの手続きのお願いの書類が何度か届いて変だなとは思っていましたが、書類の不備があったという連絡もありませんし、ちゃんと書類を出しているのですからこちらの問題ではありません。というか書類を出して、不備があったという連絡もないので手続きは出来ていると思い込んでいました。(わざわざ口座引き落としできましたか？と連絡する訳もなく…)

昨日の診察中に取引先から連絡がありました。口座引き落としの手続きが出来ていないらしく、書類をもう一度出して欲しいという内容のお電話でした。意味不明で良く話をお伺いすると、書類は確かに受け取った記録があるものの書類がないそうです。どうやら個人情報保護の書類と混同して溶かしてしまったらしいそうです(><)

非常に言いにくそうに、もう一度出してもらうわけにはいきませんか？ということでした。書類が無いものは仕方ありません。再度提出するので、送ってくださいとお願いしました。

通常なら怒るところなのかも知れませんが、会社名は伏せてブログネタにさせてもらうことで、笑い話にして終わりましょうということにさせてもらいました。実際書類をもう一度書かないといけないという手間がかかるだけで、実害はないですしね。

かなり時間が経ってから書類の紛失に気づいた経緯が知りたくて、発覚した理由を聞いてみました。すると集金に来てもらったらしく、口座引き落としのお願いをされたそうです。かなり前に書類は提出しているうちのスタッフが伝えたことで、取引先内で改めて探して書類の紛失が発覚したそうです。

以前別の会社でスタッフが怠慢で書類を届けてくれなかったのは故意なので確信犯ですから勘弁して欲しいと思いましたが、今回はミスのようなので仕方ありませんね。ブログネタになってもらったので良しとしましょう。